Отвечаем на наиболее часто возникающие вопросы.
В. Какая ответственность у менеджера по закупкам за сверку взаиморасчетов с контрагентом?
О. Проведение сверок актов взаиморасчетов по закрепленным поставщикам является функциональной обязанностью категорийного менеджера или менеджера по закупкам. Если это не прописано в должностной инструкции – следует добавить этот пункт, или же создать отдельный приказ о вменении в обязанность проведения сверок. Поэтому ответственность менеджера за нарушение распоряжения директора может быть как депремирование, так и увольнение, в т.ч. по ст.80 ТК, — на усмотрение генерального директора.
В. Можно ли ставить на приход товар, который уже продан?
О. Товар, по которому совершена продажа согласно данным информационной базы, но фактически присутствующий на складе, подлежит постановке на учет повторно, но уже от контрагента Склад. Товар же фактически проданный, но находящийся на складе по данным информационной системы, подлежит списанию за счет контрагента Склад. Это пересорт, и, конечно, необходимо приводить в соответствие информационную базу и фактическое наличие товара, в противном случае, товар продаваться не будет – наличествующий товар не получится оформить в продажу, числящего товара нет на складе.
В. Что необходимо учитывать при формировании заказа?
О. При формировании заказа на любой товар можно опираться только на историю продаж. Как сформировать заказ? Для этого нужно, во-первых, иметь отчет о продажах за интересующий период, как правило, стандартный период для формирования заказа 30 дней, который показывает количество бывшего товара на остатках, пришедшего за период, проданного и оставшегося на момент формирования отчета. Необходим отчет по динамике продаж – продажи товара по дням. На основании его Вы поймете, стоит ли увеличивать заказ. Обязательно посмотреть продажи по прошлому году, например, если формируете заказ в мае, посмотрите продажи за июнь прошлого года. Далее, необходимо учесть сезонность товара. Стоит проанализировать наличие товара и аналогичных позиций у прямого конкурента. Взаимозаменяемые позиции в собственной матрице. Транспортные расходы.
В. Формирование альтернативных способов формирования заявки на заказ.
О. Формирование заказа возможно только на основе анализа продаж. В случае, если Вы формируете заказ на новый товар, поведение которого неизвестно, обратитесь за помощью к поставщику – АВС анализ станет не панацеей, но помощником. Не стоит на него опираться во всем – продажи разняться не только по регионам, но даже в пределах области, города, но, все же станет подспорьем. В работе с новым товаром используйте возможность ротации, возврата.
В. На складе бракованный товар, что с ним делать?
О. Зависит от условий сотрудничества с поставщиком. На сайте представлены несколько вариантов действий в зависимости от условий работы с поставщиком.
В. Как вести реестр актов сверок?
О. Подписанные обеими сторонами акты сверок должны храниться в папке, разделенной алфавитными указателями, должны быть подшиты. Реестр удобно сделать в документе Excel, с указанием наименования контрагента, даты проведения сверки, результата сверки. Скан-копию подписанного акта сверки стоит прикрепить в информационной базе в карточке поставщика.
В. Анализ ценообразования конкурентов по окнам, что спрашивать?
О. Ценообразование любой торговой компании является коммерческой тайной, это закрытая информация. Вы можете ориентироваться на розничную стоимость, зная себестоимость затрат, таким образом попробовать посчитать наценку. Но затраты производственных компаний могут очень сильно отличаться из-за используемых материалов, оборудования, наличия доставки, установки и пр.
В. Правила торговли неликвидным товаром.
О. Правил торговли неликвидным товаром нет. Очевидно, если в ассортиментную матрицу попали неликвиды – от них нужно избавляться. Как избавиться от неликвидов Вы можете посмотреть в статье Работа с неликвидным товаром.
В. Структура отдела закупок.
О. Структура отдела закупок предполагает начальника отдела закупок, подчиняющегося коммерческому или генеральному директору; менеджеров по закупкам, напрямую подчиняющихся начальнику отдела; менеджеров по постановке на учет товара, подчиняющихся начальнику отдела. Начальнику отдела закупок опосредованно подчиняются менеджеры по продажам, работники склада, логист или водители, работники отдела витрины, администратор торгового зала, контент-менеджер.
В. Отдел закупок и продаж взаимодействие.
О. Разумеется, в условиях рабочего процесса взаимодействуют все отделы. Менеджеры отдела продаж опосредованно подчиняются начальнику отдела закупок, предоставляя информацию о клиентском спросе. Отдел закупок передает менеджерам отдела продаж перечень товаров, необходимых к продаже.
В. Акции для отдела закупок
О. Акции для работников отдела закупок проводятся, как правило, поставщиками-производителями товаров, которые заинтересованы в увеличении выборки. Подобные акции рассчитываются как минимум на три месяца с расчетом на определенный прирост закупа за счет выведения аналогичных позиций конкурентов производителя. Сумма вознаграждения определяется самим производителем. Мы не являемся сторонниками подобной мотивации менеджеров по закупкам – с одной стороны, менеджер, надеясь на вознаграждение, может попробовать сформировать заказ больший, чем необходимо, с другой стороны, при должном контроле менеджер не сможет закупить товара свыше потребности, навредив своей компании запасами товара на много месяцев вперед. Более результативные акции – мотивирующие конечного потребителя или менеджеров по продажам. В условиях оптовой компании эффективность показали акции для дальнейших покупателей – дополнительные скидки на определенный ассортимент, привязки и пр.
В. Процедура закупа товара из завода торговой компанией.
О. Во-первых, конечно, необходимо провести переговоры относительно условий сотрудничества, особенно, с учетом того, что если закупаем с завода, то объем закупа довольно высокий. Какие условия сотрудничества нужны при вводе большого количества товара? Это и минимальная стоимость, и отсрочка по платежам, желательно ротация. Проведите анализ конкурентов – какую наценку Вы можете поставить, ориентируясь на местный рынок. Возможно, стоит и дальше говорить с заводом о снижении цен на товар. Второе, заключение договора. Лучше потерять день-два для качественного составления протокола разногласий, чем потом быть безоружными. На что нужно обратить внимание при заключении договора поставки? Обязательно прописанные коммерческие условия – размер скидки, минимальные партии, порядок оплаты на первую и следующие поставки, валюта и НДС, порядок работы с браком, рекламациями, недовозами, условия доставки и компенсации, сроки поставки после получения заказа и пр. Третье, формирование заказа. Как сформировать заказ? Если товар для компании новый и поведение его неизвестно – не стесняйтесь, просите помощи поставщика – отчеты по количеству продаж, по вариативности, по прибыльности – Вам пойдут навстречу. Формируя заказ, смотрите на матрицу конкурентов. Не всегда стоит уходить от прямой конкуренции и не заказывать эти же продукты. Далее, договор подписан, счет получен. Не спешите отдавать бухгалтеру на оплату счет – дождитесь от поставщика сигнала о готовности отгрузки, после чего и переводите оплату, если по условию – первая поставка предоплата. После чего ищем машину и вывозим товар.
В. Кто должен на предприятии контролировать наличие актов сверок, бухгалтер или менеджер отдела поставок?
О. Проведение сверок актов взаиморасчетов лежит на менеджере по закупкам, категорийном, соответственно, контролирует их наличие менеджер, самостоятельно их подшивает и ведет реестр.
В. Задачи начальника отдела закупок.
О. Задачей руководителя отдела закупок является в первую очередь организация рабочего процесса отдела, связей в компании, контроль над работой менеджеров. И, конечно, все задачи отдела так же ложатся на начальника отдела закупок. (см. функциональные обязанности)
В. Основы слаженной работы отдела закупок.
О. Основой слаженной, качественной работы любого отдела в первую очередь является хороший психологический климат в отделе – для этого и проводятся все корпоративные сборы, специальные тренинги, тимбилдинги. Тем не менее, огромную роль играют лидерские качества самого руководителя, его уверенность и авторитет. Авторитет в любой группе, уважение можно приобрести только с помощью собственного примера качественной работы. Это одно сторона. Основой слаженной работы отдела закупок является грамотное распределение нагрузки, своевременное выполнение поставленных задач и взаимодействие с другими отделами компании.
В. Акции для неликвида.
О. Чтобы разработать схему работающей акции для неликвидного товара, хотелось бы знать какой это именно товар. Тем не менее, приведем несколько способов. Возможно уменьшение стоимости товара вплоть до порога рентабельности. Возможно, заложить стоимость неликвидного товара в наценку на следующую партию и подарить неликвид клиенту при покупке от определенной суммы. Важно иметь понимание, почему товар стал неликвидным – может, его просто нет на витрине? Или пересорт на складе? Или товар имеет резко выраженный сезонный характер?
В. Что делать с неликвидным товаром оптовой компании?
О. Во-первых, понять, почему товар стал неликвидным. Проверяем основные причины: наличие на витрине, соответствие ценника, пересорт по складу, сезонный характер. Если по этому ряду все нормально, товар при этом не продается, уточните время наличия его в матрице – для определения неликвида необходимо как минимум 3 месяца. Если товар действительно неликвидный – возвращаем поставщику. Поставщик, возможно, не поддержит эту идею, ничего страшного – ведем переговоры до победы, инструмент – не совсем честный, но выбора нет – придержать оплаты, компании же неинтересно оплачивать непродающийся товар. Контр ответом Вы можете услышать – Вы же его сами заказали. Опять же, не страшно, заказывали либо на пробу, либо ситуация поменялась – например, поставщик отгрузил товар прямому конкуренту и он сбивает стоимость на рынке. Добиваемся своей цели. Если поставщик принципиально против – договариваем о выводе неликвида на оплату по реализации и проведении совместных маркетинговых акций.
В. Мотивация бонусами в торговой фирме отделов закупок, бухгалтерии и склада.
О. Рассмотрите возможность оплаты труда по KPI. Как показывает же практика, при грамотной организации труда сотрудник имеет личную мотивацию на успех компании в целом. Если не хотите прорабатывать KPI для своей компании, определите бонус для склада в виде, например, определенного % от сверх отгруженных товаров. Оплачивать ли переработки? Спорный вопрос. С одной стороны вполне возможна неправильная организация рабочего процесса в связи с чем сотрудники и не успевают выполнять работу, с другой стороны, может быть и большой объем работы при малом количестве сотрудников. Вам поможет Фотография рабочего дня. Необходимо понять, чем занимаются Ваши работники – работают или больше создают видимость. В мотивации работников отдела закупок и бухгалтерии не видим смысла – поставлены задачи, необходимо выполнение. Важно определить то, что Вы хотите получить от отделов – это и вменить в обязанность. (см. Функциональные обязанности)
В. Способ закупки на основе анализа абс.
О. Не рекомендуем использовать только АВС анализ для формирования заказа (см. Формирование заказа)
В. Отдел закупок база данных
О. В каждой компании своя информационная база. Обычно, самая широко используемая – 1С.
В. Маркетинговая акция по вводу новой товарной группы в ассортимент.
О. Мы уже говорили о том, что наибольшую эффективность в условиях оптовой компании имеют маркетинговые акции, направленные на дальнейшего потребителя, поэтому будет уместно при вводе нового товара оформить акцию в виде дополнительной временной скидки, примотки. Используйте возможность поставщика участвовать в акции.
В. Сколько должен формироваться заказ?
О. Срок формирования заказа зависит от количества номенклатурных единиц в заказе и знания поведения группы. На формирование заказа 10-15 единиц достаточно и 10 минут с учетом времени, затрачиваемого на формирование отчета. Для заказа по позициям ок.150-200 – около часа-полутора, около 1000 позиций – 5-6 часов. Не забываем при формировании каждого заказа прорабатывать прайс поставщика на предмет новинок!
В. Для чего нужно управление товарными запасами?
О. Чтобы торговая компания успевала обернуть денежные средства в заданный период, не неся при этом потерь. Не допускать перетаривания товара на складах. Глобально – приносить максимальную прибыль при минимуме затрат.
В. Правила выведения товара из матрицы.
О. Перед выводом номенклатурных единиц из ассортимента необходимо провести анализ (см. формирование матрицы) и определить позиции с наименьшим количеством продаж и минимальной прибыльностью. После этого прекратить заказ данных позиций, учитывая то, что для успешного выхода из остатков наверняка потребуется подсортировка. Периодически подсортировывать выводимый товар стоит именно для того, чтобы остаточное количество товара окончательно «не зависло».
В. Ценовая модель образец для поставщика.
О. При формировании своей ценовой модели, ценообразовании, следует помнить о том, что итоговая цена на товар должна покрывать себестоимость затрат на его производство, приносить прибыль, будучи при этом конкурентоспособной и привлекательной для покупателя. Если же рынок жестко держит стоимость на товары, и нет возможности увеличить цену, но Вам неинтересно так работать, ищите пути сокращения затрат.
В. Программы мотивации при вводе в товарную матрицу.
О. Вы имеете ввиду программы мотивации для менеджера по закупкам при вводе нового товара от поставщика? Существует подобная практика. Мы категорически против подобных мер – если товар имеет интересные продажи, соответственно, имеем растущий товарооборот между компаниями, это выгодно обеим сторонам. Поэтому же мы против «платы за вход», «откатов». Если Вы поставщик и хотите получить хорошие продажи на старте – мотивируйте к покупке конечного потребителя. Если Вы представляете торговую компанию – повышайте лояльность менеджеров по закупкам – не чистый на руку менеджер только повредит компании.
В. Как заложить в цену стоимость отсрочки платежа?
О. Необходимо рассчитать стоимость денег, этот процент и заложить с учетом длительности отсрочки по платежам. Как правило, стоимость отсрочки по платежам 30 к.д. составляет 3%.
В. Как проводят анализ поставщиков?
О. Если предполагается ввод нового поставщика, необходимо провести анализ коммерческих предложений и условий сотрудничества. При анализе КП смотрим на стоимость товаров, широту ассортимента, степень наполненности (наличия). Порядок оплаты. Работа с браком. Доставка. Ротация. Маркетинговые акции. Степень наличия у конкурентов. (см. ввод нового поставщика). При анализе действующих поставщиков аналогичного товара стоит руководствоваться этими же параметрами.
В. Новые поставщики, зачем нужны?
О. Поиск новых поставщиков аналогичного товара осуществляется, во-первых, с целью возможности поставки товара в случае отсутствия на складах основного поставщика. Во-вторых, оперируя двумя-тремя поставщиками, получаете возможность более успешно добиваться нужных условий сотрудничества.
В. Эксклюзивность закупок, как прописать договор?
О. Перед тем как заключать договор поставки на условиях эксклюзива, стоит иметь четкое понимание – если поставщик согласен реализовывать в регионе товар исключительно через вашу компанию, то, либо эксклюзиву сопутствует большая выборка объема закупа и полный ассортимент номенклатурных единиц, либо (особенно в случае без привязки к объему) товар новый и требуется его раскрутка и продвижение. Если вы готовы обеспечивать продвижение нового товара или реализовывать большие объемы продаж по полной ассортиментной матрице производителя – заключайте договор поставки на условиях эксклюзива. Что должно быть прописано в договоре поставки на условиях эксклюзивности? Со стороны покупателя необходимо внести в договор, помимо прочих коммерческих условий, запрет на поставки товара в регион в вашем канале сбыта. Можно говорить о полном запрете поставок в регион по всем каналам сбыта, но для широки продающего товара это нереально и бессмысленно – сетевые магазины, так или иначе, составят конкуренцию, закупки же у них формируются в центральных офисах. Второе, ответственность поставщика за нарушение условия эксклюзивности. Обязательно маркетинговые акции на продвижение. (См. ведение переговоров) Со стороны поставщика – ежемесячный объем закупок, ценовая политика сбыта клиентом, ассортиментная матрица, порядок ввода новинок и расширения ассортимента.
В. Начальник отдела закупок в больнице.
О. На время отсутствия начальника отдела закупок руководство осуществляет непосредственный начальник – коммерческий директор. При грамотно построенной работе отдела необходимо только общее руководство.
В. Конкуренция между торговыми компаниями по доставке.
О. Доставка товара покупателю – несомненный плюс в работе торговой компании. При формировании заказа посредством интернета или телефонной связи клиенту не обязательно тратить время на посещение компании, это удобно. Как осуществлять доставку? Прежде, надо помнить о том, что любые действия должны работать на компанию. Поэтому доставка не может быть бесплатной – либо определять и называть стоимость доставки клиенту, либо закладывать затраты на доставку в стоимость всех товаров. Как показывает практика, последний вариант более эффективен при конкуренции компаний – клиенты довольны «бесплатной» доставкой, разница в стоимости 1-2% не заметна.
В. Можно ли вернуть бракованную лакокрасочную продукцию?
О. Это зависит от условий сотрудничества с поставщиком. Но, если в договоре строго не прописано, что весь бракованный товар подлежит списанию за счет клиента, стоит вести переговоры о возврате или списании. Поставщик, настроенный на долгосрочное сотрудничество, пойдет на встречу. Как самый крайний инструмент – оплатите партию, за вычетом бракованного товара.
В. Нужно ли поднимать со склада и выкладывать на витрину новую поставку товара?
О. Если этих позиций нет на витрине – конечно. Если позиции на витрине присутствуют, «обновлять» их нет смысла. Это относится к товарам, не имеющим срока годности. Товары, имеющие сроки годности, обязательно заменять на витрине с новой поставкой, сроки годности обязательно периодически проверять.
В. На основании чего проводится утилизация покупателем бракованной продукции поставщика?
О. Клиент может утилизировать бракованную продукцию на своем складе только после согласования с поставщиком, при этом, обязательно письменное подтверждение согласия на утилизацию. Покупатель обязан предоставить Акт, фото, ТОРГ 12 и ТОРГ 2. Поставщик обязан подписать документы и вернуть по 1 экземпляру покупателю, провести в своей информационной базе. Во избежание спорных моментов не рекомендуем нарушать порядок. После этого необходимо убедится в обоюдном проведении документов, сделав сверку.
В. Кто должен делать инвентаризацию на складе? Менеджер по продаже обязан участвовать в инвентаризации?
О. Инвентаризация проводится кладовщиками при полном контроле со стороны менеджера, поэтому, да, обязан.
В. Как сформировать заказ поставщику на следующий сезон, зная продажи прошедшего сезона.
О. Проанализировать наличие в ассортиментной матрице аналогичных или взаимозаменяемых позиций, возможность их заказа на будущий сезон. Рассмотреть матрицы прямых конкурентов. Заложить коэффициент увеличения (как минимум – инфляция). При работе с сезонными заказами рекомендуем формировать сезонные закладки с частичной оплатой, оплатой по реализации и обязательным переходящим остатком – риски в таком случае лежат на поставщике.
В. На каком расстоянии на складах должен лежать бракованный товар с хорошим товаром?
О. Идеально – отдать под бракованный товар отдельное небольшое помещение, дальние полки – в этом случае бракованный товар легко проверить, не устраивая его поиски по всему складу, и работникам склада брак не будет мешать в ходе их работы.
В. Формирование оптимального заказа по пиву.
О. Формирование заказа на любой товар возможно только на основе истории продаж и знании поведения товара. В данном случае – товар со сроком годности и сезонный. Используйте отчеты по анализу продаж на текущее время, аналогичное время прошлого года, по предсказуемости поведения.
В. Анализ однотипных товаров.
О. Анализ однотипных позиций удобно провести по перекрестному отчету с параметрами продажи-прибыльность. См. Управление товарными группами