В прошлой статье с помощью abc-xyz анализа нами была составлена ассортиментная матрица. Рассмотрим теперь процесс формирования заказа поставщику.

Как правило, все удобные отчеты для формирования заказа поставщику строятся на истории продаж по принципу «остаток-приход-продажа-остаток». Тем не менее, подобного рода отчет можно оптимизировать и сделать более информативным. В каждой торговой компании существует такого рода деятельность как ротация, или возврат неликвидных позиций поставщику. Несколько позже рассмотрим понятие неликвида, почему товар становится неликвидным и способы работы с ним, а сейчас примем, что возвращаются поставщику именно неликвиды. При формировании заказа поставщику Компании не нужно полагаться на человеческий фактор, и менеджеру не нужно помнить, какие именно позиции были оформлены на возврат поставщику. Для упрощения процесса выполнения заказа в отчет добавляется колонка «Возвраты», в которой указано количество возвращенного товара, что исключает возможность очередного ввода в ассортимент неликвидных позиций. Упрощенно выглядит это приблизительно следующим образом:

Помимо этого, отчет должен показывать кратность упаковки заказываемого товара для оптимизации последующей работы склада при приеме товара.

Одним из немаловажных факторов при формировании заказа является бесперебойное наличие товара, и поэтому должна быть колонка с датой последнего прихода товара в заданном временном интервале. Информация поможет менеджеру ориентироваться в отчете более детально – если на остатке 0, то товар поставлялся с перебоями в поставке в заданном периоде.

Если же в заданном интервале не было прихода товара, то необходимо вывести информацию о дате прихода в отдельную колонку, с датой последнего прихода данной позиции. Информация о дате последнего прихода позиции позволит менеджеру ориентироваться в ассортиментной матрице. Например, если возврата не было, но дата последнего поступления в прошлом году, но при этом на остатке товар еще есть, то очевидно, заказывать его не стоит. Исключение делается только для резко сезонных товаров, на которые снова начинается этап продаж. Например, при формировании заказа на санки перед началом сезона видим, что товар поступал в прошлом году, на остатке какое-то количество его имеется. Значит, в прошлом году было закуплено избыточное количество товара, но при этом возможно оформить заказ и осуществить продажу в текущем сезоне.

Для упрощения работы менеджера в подобном отчете следует использовать колонку со специальными пометками, такими как Новинка, Распродажа, Хит продаж и т.д. Теперь при формировании заказа отчет покажет менеджеру, какая именно позиция была введена в прошлый заказ как новинка. То же самое относительно распродаж – видим неликвидную позицию или избавление от остатков при выходе из сезона. В столбце специальных пометок 1 удобно проставить критерий принадлежности товара к определенным группам ассортиментной матрицы. Итоговые строки предоставляют информацию об общем количестве единиц товара на момент заказа, о приходе за интервал времени, о продажах, об остатках и сумму в денежном выражении.

В итоге приблизительно имеем следующее:

Этот отчет дает полную картину для формирования заказа с учетом того, что товар был в наличии на складах бесперебойно и часть товара в остатке доступна для продаж. В случае, если товарный остаток обнулился, мы вынуждены прибегать к формированию отчета по динамике продаж, который показывает с какой интенсивностью продавался товар в разбивке по дням, неделям, месяцам. Отчет по динамике продаж, сформированный за больший интервал времени, например за год, в разрезе по месяцам покажет сезонность той или иной товарной подгруппы. При помощи подобного рода отчета менеджер сможет сделать вывод о необходимости увеличения товарного запаса, или же его сокращении с учетом количества дней с нулевым остатком товара.

Например, отчет может выглядеть следующим образом:

Для формирования заказа поставщику рассмотренных отчетов достаточно. В торговой компании стоит открытым вопрос – на каком этапе оптимально определить заказ по товарной подгруппе и передать его поставщику, без возникновения перебоев в поставках. Для этого необходимо определить и принять Точку заказа. Точку заказа предлагаем рассчитывать по доле проданных товаров из подгруппы А товарной матрицы. На определение точки заказа влияют несколько факторов, среди которых срок поставки товара, время, которое необходимо на прием товара складом, время на ввод в базу, время для расстановки на витрину. Для того, чтобы учесть эти нюансы при расчете точки заказа, нам потребуется дополнительный отчет, показывающий на сколько дней бесперебойных продаж хватить товарного запаса при текущей динамике продаж. Таким образом, если с момента формирования заказа, включая время согласования и утверждения счета, привоза товара (поставка на склад), проходит 5 дней, то товар, необходимый для продаж в эти 5 дней, обязательно учесть. Это позволит определить страховую часть товарного запаса. Допустим, за 3 недели реализовано 75% товарного запаса, тогда делаем вывод о том, что остатка в 25% хватит на 1 неделю, и спустя 3 недели подходит точка заказа, т.к. 25% товарного запаса хватает для прихода и приема новой партии. Опять же, возможно определение точки заказа только в разрезе товарной подгруппы по причине того, что каждый товар имеет сезонность и такой параметр, как предсказуемость. Для определения предсказуемости товарной подгруппы используется отчет XYZ, где критерием отбора по подгруппам является коэффициент вариации, который рассчитывается путем построения графика на основе динамики продаж. Товар, не имеющих резких колебаний продаж предсказуем, товар со слабыми колебаниями – имеет средние показатели предсказуемости, с резкими колебаниями – непредсказуем. Если продажи предсказуемого товара можно прогнозировать, то с непредсказуемым товаром возникает множество рисков.

Разумеется, закупочная деятельность категорийного менеджера не ограничивается только определением и работой с ассортиментной матрицей и формированием заказов, и следующим этапом будет рассмотрен процесс выбора приоритетного поставщика.