В предыдущих статьях мы определили, кто же это такой — категорийный менеджер и дали описание его функциональных обязанностей . Тем не менее, есть еще много тем для обсуждения и разных вспомогательных ресурсов для менеджера. Об этом и поговорим. Как оказалось, недостаточно дать описание той или иной обязанности менеджера, стоит рассказать о том, как научить тому или иному. В этой статье начнем с начала деятельности любого менеджера, будь то категорийного или исключительно по закупкам — поиск нового поставщика и шаблон проведения телефонного диалога при поиске поставщика. Информация будет полезна начинающему менеджеру. Часто новичок в закупках, переговорах, не знает каким образом начать диалог, пообщаться с ответственным сотрудником, принимающим решения по деятельности компании, добиться хорошей скидки или иных интересных условий.

Итак, для простоты приведем шаблон телефонного разговора с предполагаемым поставщиком в лицах и с комментариями.

Менеджер: — Добрый день! Компания …, с кем я могу пообщаться по поводу сотрудничества – возможной закупки Вашего товара?

Поставщик: — Добрый день! Со мной. Что Вам интересно?

М.: — Меня зовут …, как мне обращаться к Вам?

П.: Меня зовут О.

М.: О., очень приятно, я представляю компанию Тра-ля-ля, мы являемся… .На данном этапе нас интересует товар …, представленный на Вашем сайте. Скажите, пожалуйста, Вы производители этого товара?

Комментарий. Информация о компании должна быть подготовленной, озвучиваться должна быстро и ненавязчиво, но быть максимально полной и представительной. Не стоит занимать много времени описанием и отбирать чужое время. Например, компания является оптово-розничной, покрывает такие-то регионы, этого достаточно. Первое, что интересует – является ли компания производителем. Никому не интересно работать через десятые руки, поэтому ищем производителя или «первые руки». При ведении диалога обращайтесь к человеку по имени – во-первых, человеку приятно, что Вы запомнили его имя, во-вторых, личное обращение способствует решению вопросов.

П.: — Да, мы производители.

М.: — На каких условиях Вы готовы сотрудничать?

П.:- Мы работаем по предоплате.

Комментарий. Совершенно не удивительно, что при первом диалоге Вам озвучивают такие условия – для начала сотрудничества они,  в общем-то, универсальны для любых компаний. Если же Вам сразу озвучивают отсрочку или оплату по реализации – вот тут стоит удивиться и понять причину таких условий ко всем, в том числе неизвестным, возможным покупателям. Причины обещания таких сказочных для начала сотрудничества условий могут быть следующими – завышенная стоимость товара, очевидно неликвидный для компании товар, от которого необходимо избавиться в любом случае, высокий процент брака и т.д. Поэтому, остерегайтесь поставщиков, обещающих великолепных условий в начале сотрудничества. Поставщик, при ведении переговоров на начальном этапе, никогда не предложит изначально хорошие условия сотрудничества, поэтому и у нас есть поле для дальнейших переговоров. Не стесняйтесь «двигать» поставщика, уберите все внутренние рамки, мешающие добиться нужных условий.

М.: — О., я Вас услышала, но, к сожалению, работать на таких условиях нам не очень интересно. В нашем ассортименте присутствуют аналогичные позиции другого производителя, Вашего конкурента, и с ним мы работаем по несколько иным условиям. Проведя же анализ наших прямых конкурентов в регионе, мы заметили, что Ваш ассортимент представлен далеко не полностью… Можем ли мы говорить о более интересных для нас условиях сотрудничества?

П.: — Не в моей компетенции решать такие вопросы.

М.: — Хорошо, с кем я могу пообщаться на эту тему?

П.: — С начальником отдела, сейчас попробую переключить.

М.: — Уточните имя, пожалуйста.

П.: — А.А.

М.:- Спасибо!

П.1.: Да?

М.: — А.А., добрый день! Меня зовут …, представляю …, мне сказали, что только Вы можете пообщаться по моим вопросам.

Комментарий. Да, короткую презентацию своей компании придется сделать снова, но она действительно должна быть краткой и информативной, буквально 3-4 слова. Не отбирайте чужое время!!! Общаетесь довольно быстро, четко, обязательно доброжелательно. Речь должна быть грамотной и внятной. В ином случае, с Вами просто не захотят общаться. Психологическая хитрость «помогите», «только Вы можете» — таким способом Вы повысите значимость человека в его собственных глазах, оппонент, подсознательно стремясь оправдать свою значимость и положение, будет идти Вам на встречу. Работает везде, попробуйте.

П.1.: — Добрый день! Слушаю Вас.

М.: — Нас интересуют некоторые линейки товара, производимого Вашей компанией. На данном этапе мы работаем с Вашим конкурентом ….на условиях отсрочки. Мы готовы рассмотреть возможность сотрудничества с Вами. Но нам не совсем интересно работать по предоплате. Мы можем говорить об отсрочке по платежам? Со своей стороны мы готовы говорить о более широком представлении Вашего ассортимента в нашем регионе. В нашем распоряжении несколько каналов сбыта – ТЗ, торговые представители, интернет-магазин. У наших же конкурентов Ваш ассортимент представлен мало. И хотелось бы уточнить – с кем Вы еще работаете в нашем регионе?

П.1.: — Говорить мы об этом можем, но не с первой поставки, мы Вас не знаем. Мы работаем с …

Комментарий. Первый рубеж пройден. Но не останавливаемся – если компания в чем-то пошла на встречу, то дальше будет еще легче.

М.: — Это не совсем интересно. Но я Вас понимаю, мы готовы представить полный пакет документов на собственность и т.д. Тем более, что товар, несмотря на то, что похож на тот, чем мы торгуем, но все-таки новый и поведение его пока неизвестно. И с учетом ввода большого ассортимента, мы не можем рисковать, ориентироваться на конкурента тоже не можем – у него очень маленькая представленность.

Комментарий. Как правило, после этого поставщик соглашается изменить порядок оплаты на отсрочку по платежам – ему интересно получить новый канал сбыта еще и с расширением ассортимента, но и на этом не останавливаемся. Надо понимать, что производитель заинтересован в сотрудничестве больше чем торговая компания – производимый товар необходимо реализовывать.

П.1.:  – Хорошо, я думаю, некоторую отсрочку удастся выделить.

М.: — Хорошо. А.А., вот еще о чем хотела поговорить с Вами – стоимость товара. На начальных этапах сотрудничества мы не сможем выбирать объемы, достаточные для максимальной скидки, тем не менее, мы должны войти в рынок и быть конкурентоспособными.  Иначе нам неинтересно работать по Вашему товару, прямой же конкурент вполне может снижать цену на товар, пытаясь убрать как представителя по Вашему товару, и устроить, таким образом, демпинг. Это не выгодно ни Вам, ни нам. Поэтому предлагаю хотя бы первые полгода –год работать по максимально низкой стоимости, это позволит войти в рынок, нарастить объемы, вывести товар вашего конкурента.

Комментарий. Соглашаются. Конечно, уже никто не станет после забирать у Вас скидку, даже если Вы не нарастите достаточный объем закупа. Если же Ваша компания при данных условиях не нарастит объем продаж – смотрите уже внутри компании причину этого.

П.1.:  – Да, это вполне реально. Мы готовы идти навстречу при интересной нам выборке матрицы.

М.: — Отлично! Помогите мне, пожалуйста. У Вас, разумеется, есть данные анализа по продажам товара, Вы не могли поделиться им со мной? – это поможет грамотно сформировать заказ.

П.1.:  – Да, конечно, это не проблема.

М.: — А.А., мы готовы выбирать ассортимент товара, и Ваш анализ станет большим подспорьем, но, тем не менее, продажи по регионам сильно разнятся. Нам было бы интересно включить ротацию в условия сотрудничества, хотя бы каждый квартал. Это позволит делать более широкие закупки. Гарантируем товарный вид.

Комментарий. Не все поставщики соглашаются на этот пункт.  Причина, как правило, в том, что контрагенты возвращают товар в плохом состоянии, его уже нереально продать. Рекомендация в случае отказа одна – делать грамотные заказы, используя анализ продаж поставщика, не брать огромные партии.

П.1. : – Мы не практикуем возврат товара, но готовы общаться по этому поводу, сформируете заявку – посмотрим, нам тоже интересно, чтобы товар продавался.

М.: — Хорошо. Если какая-то часть товара зависнет, мы будет говорить о ротации или реализации с Вашей помощью. На какие шаги Вы готовы для продвижения Вашего товара в регионе? Маркетинговые акции, мотивация менеджеров?

Комментарий. Акции, бонусы, мотивация – все хорошо, что именно работает в Вашей компании – на то и делайте акцент. Как показывает практика оптово-розничной региональной компании, хорошо работают акции, реализуемые по принципу «Купи-Получи», дополнительные скидки. Не при первом диалоге можно попробовать говорить о переводе зависшего товара на оплату по реализации.

П.1.: — Мы готовы это обсуждать. Что в Вашей компании работает лучше?

М.: — Дополнительные скидки на товар. Хотела уточнить – как Вы работаете с браком?

П.1.: — Акции обсуждаемы. Производственный брак возвращаете.

М.1.: — Фактический возврат брака – не слишком удобно и влечет за собой дополнительные траты. Я уверена, что брака не много, но, тем не менее, возможно ли списание по фото и утилизация? Или же отправка за Ваш счет?

Комментарий. Многие компании дают дополнительную скидку на брак, кто-то списывает по фото, вариантов порядка работы с браком множество – выбирайте наиболее удобный для Вашей компании, подробнее здесь и здесь.

П.1.: — Все это обсуждаемо. Если неудобно возвращать, можно списывать по акту и фото.

М.: — Последнее, что хотела уточнить – возможен ли подвоз? Или, может быть, доставка до нашего склада?

П.1.: — Да, конечно, подвоз реально. При отгрузках фурами будем говорить о нашей доставке.

Комментарий. Как говорили, поставщик заинтересован в покупателе не меньше самого клиента, с учетом же этого и трудностью въезда в крупные города, он осуществляет подвоз. Важно, конечно, понимать, что реально организовать подвоз товара в разумных объемах – это короба, и, разумеется, не 80 кубических метров. Говоря о подвозе, имейте четкое понимание, кто и каким образом будет перегружать товар, и, если перегрузить несколько коробов вручную реально, то для перегруза товара на поддонах нужна техника.

М.: — А.А., все понятно, спасибо, что смогли уделить мне время.

Итак, в ходе первого телефонного диалога обсудили следующие пункты:

• порядок оплаты;
• работа с браком;
• ротация;
• стоимость товара;
• маркетинговые акции;
• доставка;

Приведенный пример – вариант расширенного телефонного диалога с поставщиком в случае, характерном для более опытного переговорщика, готового импровизировать. Если Вы начинающий переговорщик, и необходимо получить прайс-лист и уточнить условия сотрудничества, смотрите пример телефонного диалога ниже, приведем список вопросов, т.к. ведения переговоров не требуется.

М.: Добрый день! Компания Тра-ля-ля, меня зовут Тру-ля-ля. С кем могу поговорить по поводу сотрудничества?

М.: Меня интересует актуальный прайс-лист с системой скидок. Можно Ваш адрес? – я пришлю тестовое письмо, в ответе буду ждать информацию.

М.: Еще хотелось бы уточнить по следующим моментам – порядок оплаты, работа с браком, ротация, доставка?

М.: С кем Вы сотрудничаете в нашем регионе? Проводите ли маркетинговые акции?

Таким образом, Вы получаете информацию для базового сравнения предложений поставщиков. Опять же, итоговый выбор сможете осуществить только после проведения переговоров – на начальном этапе ни одна компания не предложит интересных цен и условий, поэтому возвращаемся к первому примеру диалога и добиваемся интересных для компании условий.