Участие в инвентаризациях товарно-материальных ценностей, контроль за движением бракованного товара.

В предыдущей статье мы говорили о переговорной деятельности категорийного менеджера с целью улучшения действующих условий сотрудничества. Сейчас давайте аргументируем, почему именно ответственный за товарную группу менеджер должен участвовать в инвентаризациях и следить за порядком списания бракованного товара.

Во многих компаниях существует контрольно-ревизионный отдел, проводящий пересчет ТМЦ, но могут ли они полностью знать ассортимент торговой компании с учетом его постоянного изменения, включения новинок? Нет, не могут. Этой информацией владеет менеджер, заказывающий товар в данной подгруппе и управляющий ею. Если компания не располагает КРО, не следует доверять пересчет ТМЦ кладовщикам по одной причине – это люди материально-ответственные и заинтересованные, результаты инвентаризации будут с большей степенью вероятности подтасованы. Поэтому пересчет должен проводиться кладовщиками под контролем ответственного менеджера по данной товарной подгруппе, заинтересованного в получении реальных результатов и знающего ассортимент.

Как лучше провести инвентаризацию для получения реальной картины наличия товара на складе? При большом ассортименте торговой компании на складе не избежать пересорта, поэтому можно обнаружить товар, давно проданный по данным информационной базы. В этом случае пересчет по инвентаризационной ведомости, сформированной по остаткам, не совсем корректен, приписывать же на отдельных листах тоже вариант не слишком удобный, поэтому более правильно сформировать перечень товаров для инвентаризации за интервал 1-1,5 месяца. В этом случае хотя бы частично уходит проблема рукописных, теряющихся листов, описывающих пересчет найденного товара. Удобно проводить инвентаризацию посекционно.  Излишне говорить о том, что в момент пересчета не должны идти продажи или прочие перемещения со склада – в противном случае невозможно вывести верные остатки. Чтобы провести частичную инвентаризацию по секции – блокируем продажи и перемещения, готовим ведомость и осуществляем пересчет. После каждой инвентаризации появляется вопрос – кто должен вводить данные по пересчету и выводить остатки. Обычно эту работу проводят операторы, что не совсем верно. Никто, кроме ответственного категорийного менеджера, не знает ассортимент, ценовые изменения подотчетной группы лучше. Поэтому эта работа должна лежать на нем. Это позволяет избежать ошибок такого рода, как неверная постановка стоимости с учетом ее постоянного изменения, задвоенность позиций, возможный неверный пересчет и т.д.

Именно категорийный менеджер должен следить и за движением и списанием бракованного товара в пределах подотчетной товарной группы. Одна из причин этого – кладовщики являются материально-ответственными, как следствие, заинтересованными лицами, поэтому очень часто сталкиваемся с ситуацией постановки на приход от склада уже неоднократно списанного товара. Согласитесь, не редкость для большой торговой компании, особенно с учетом нехватки грамотных сотрудников. Как это происходит – кладовщик с помощью оператора или менеджера перемещает на склад бракованного товара позицию, далее менеджер списывает брак согласно действующего договора с поставщиком, но как мы говорили выше, далеко не все поставщики забирают списанный товар, в этом случае он подлежит утилизации на складе компании. Этим моментом кладовщики и пользуются в полной мере – если списанный товар не был удален со склада, его второй, третий раз ставят на приход от склада и снова перемещают на склад брака, тем самым уменьшая размеры недостачи по складу. Выход из данной ситуации один – только ответственный за подгруппу менеджер имеет право постановки на приход излишков, перемещения на склад бракованного товара и списания его, будь то за счет поставщика или компании. Сразу же после списания товара, его необходимо изолировать со склада, осуществив прием на соответствие списанного по данным информационной базы с фактическим наличием. Все несоответствие должно быть списано за счет материально-ответственных лиц, работников склада. При ведении работы таким образом можно избежать махинаций с повторной постановкой на приход списанного товара. Во-первых, ответственный менеджер владеет информацией что и когда было перемещено и списано, во-вторых, при ведении данной работы одним человеком легче осуществлять контроль, как за самим менеджером, так и за перемещаемым товаром.

Следующая причина – особенности работы по списанию бракованного товара с тем или иным поставщиком. Мы говорили о том, что порядок списания бракованного товара по договору с поставщиком может быть различным – полное списание за счет поставщика, определенный процент списания, замена, списание за счет компании – и только ответственный за подгруппу менеджер владеет полной информацией как списывать и сколько. Поэтому и производить работу по списанию, следить за суммой списания должен категорийный менеджер, чтобы полностью контролировать ситуацию. Нельзя допускать, чтобы списанием бракованного товара занимались несколько человек – в том числе и из-за договоренностей с поставщиком. В случае работы нескольких лиц возникает путаница и в работе с поставщиком по списанию брака, и во внутренней работе компании, во взаиморасчетах с контрагентами.

Исходя из этого выводим, что ответственный за товарную подгруппу менеджер должен принимать участие в инвентаризации ТМЦ, вести работу по списанию бракованного товара, осуществлять контроль за движением товара. При этом уходим от проблем со вторичной постановкой списанного товара работниками склада, путаницы при инвентаризации товарных остатков, нарушений в работе при списании бракованного товара.