Итак, транспортная логистика. Сразу поясним, почему мы настаиваем на том, чтобы транспортная логистика была в обязанностях отдела категорийных менеджеров. Во-первых, конечно, наличие актуальной информации. Нередко менеджер становится своеобразным промежуточным звеном между логистом компании и менеджером поставщика, при этом теряется и информация, и время. Во-вторых, именно менеджер знает загрузку склада и не допустит ситуации, когда на один склад обрушивается несколько приходов товара одновременно, т.е. знает каким товаром укомплектовать машину, если это сборный груз. Третье, категорийный менеджер знает сезонность товаров подотчетной группы – не всегда при отгрузке следует руководствоваться снижением затрат на транспорт. Четвертое, именно менеджер знает стоимость товара, подготовленного на отгрузку, поэтому точно может рассчитать, как ложится стоимость доставки на сам товар. Помимо этого, на компанию ложится бремя оплаты труда логиста, при этом надо четко понимать, что логист работает с уже обработанными данными, предоставленными отделом закупок, и работа его сводится только к поиску машины или же формированию путевого листа. Эти обязанности легко выполнит и сам менеджер отдела, компания же с пользой для рабочего процесса оптимизирует и собственные расходы. Поэтому мы настаиваем на том, чтобы в отделе закупок был менеджер с функциями логиста, осуществляющий доставку товара на склад компании.

Давайте рассмотрим, как это работает.

Разумеется, при доставке товара с резко выраженным сезонным характером, важно вовремя его доставить на склад компании с целью быстрой реализации. Транспортные расходы в этом случае отходят на второй план, но не лишним будет все-таки свести данную статью к адекватному минимуму. Как это можно сделать? Забрать партию товара догрузом или найти попутный транспорт с помощью универсального инструмента ati.su.

С сезонным товаром ясно, рассмотрим остальную работу пошагово.

• Менеджер отдела формирует заказ на товар, внося его характеристики в форму информационной базы. И, если логисты оперируют в основном параметром Объем, нам важны Объем, Масса, Стоимость поставки, характер груза. Мы исходим из того, что у компании есть склад для предварительного подвоза грузов. Если такого склада нет, ситуация осложняется и запретом на въезд в черту города (Москва), и тем, что не все компании разрешают перегружать товар на своей территории и выделяют погрузчик. Согласитесь, ни один водитель не в состоянии перегрузить 20 т. товара, тем более уложенного на паллеты. Поэтому для большой торговой компании рекомендуем использовать сдаваемые в аренду склады с удобным подъездом и техникой или же формировать отгрузки таким образом, чтобы водители могли погрузить товар самостоятельно.
• Информация о заказах, сформированных менеджерами, и готовых к отгрузке попадает к ответственному менеджеру. Менеджер формирует форму отгрузки, где видит, какой объем и вес товара готов к отгрузке, а так же общую стоимость поставки по всем предварительным заказам. Таким образом, можно рассчитать стоимость той или иной отгрузки. Параметр стоимости доставки очень важен для ценообразования – его необходимо закладывать в стоимость поставленной партии товара. На основании отчета по стоимости доставки, стоимости общего поставленного товара за интервал времени, затрат на наемный склад можно понять сколько тратит компания на транспортные расходы и какую долю в наценке на товар составляют расходы, связанные с доставкой товара на склад компании. Если транспорт наемный необходимо для расчета транспортных расходов учесть стоимость транспорта, оплата подвозов (если есть), оплата промежуточного склада (если есть), страховка груза (при наличии) и собственно общую стоимость всех поставок за интересующий интервал. Если машина в собственности торговой компании берем следующие статьи расхода – зарплата водителя, ГСМ, амортизация машины, подвоз и промежуточный склад (при наличии), страховка груза и машины. Исходя из опыта, можно отметить, что доставка товара собственными машинами актуальна для компании только в том случае, если использовать транспорт не только для доставки собственного товара на склад компании, но и брать попутные грузы. Например, машина компании доставляет попутный груз, на обратном пути забирает заказанный товар. В ином случае, разумнее использовать наемный транспорт, который удобно находить на ati.su.
• Менеджер, видя сформированные заказы, позволяющие укомплектовать машину, оформляет заявку на машину или отправляет собственную машину компании в рейс. Менеджер обязан учитывать характер груза – например, партию стеклянной посуды не стоит совмещать с лопатами, в противном случае есть вероятность доставить бракованный товар.

На что стоит обращать внимание при использовании наемного транспорта.

Разумеется, можно заключить договор с транспортной компанией и не заниматься самостоятельным поиском машины, но в этом случае переплата за транспортные услуги составит порядка 25-50%, при этом как показывает практика, поиск машины с помощью выше упомянутого сервиса не требует большого количества времени и сил. Риски же при этом практически одинаковы, об этом немного ниже. Во-первых, конечно стоит работать только при заключении договора-заявки, в котором обязательно прописать следующие пункты:

1. Информация о перевозчике – наименование юридического лица, номер в системе АТИ, контактное лицо, телефоны.
2. Место погрузки, характер груза и упаковки.
3. Дата и время погрузки.
4. Контакты на погрузке.
5. Место доставки груза.
6. Дата, время выгрузки.
7. Контакт на выгрузке.
8. Стоимость доставки.
9. Ответственность перевозчика за срыв погрузки, отказ от подачи транспорта. С момента подписания сторонами заявки-договора перевозчик обязан подать машину к месту погрузки, отказ считается срывом и нарушением договора.
10. С момента загрузки машины до момента передачи материально-ответственному лицу торговой компании ответственность за порчу или потерю груза лежит на перевозчике или транспортной компании!!!
11. Отдельно стоит прописать требования к машине – чистота, отсутствие дыр в тенте, пломба и т.д.
12. Штраф за несоблюдение сроков доставки.
13. Порядок передачи ТТН.
14. Порядок оплаты перевозчику.
15. Обязательно: паспортные данные водителя и информация о машине согласно ПТС, требуйте скан-копии паспорта водителя, документов юридического лица, ПТС машины.

При работе с наемным транспортом существуют риски утери или порчи груза, обезопасить себя необходимо с помощью заключения договора или заявки-договора, где и прописать ответственность сторон. Транспортная компания должна нести ответственность за перевозимый груз. Во избежание подобных проблем рекомендуем использовать наемный транспорт своего региона. Так же, любые грузоперевозки можно застраховать. В данном случае на менеджера ложится работа по формированию листа с перечнем поставщиков, номеров накладных, сумм партий товара для страховой компании. Еще одна причина в пользу того, что транспортная логистика должна оставаться в зане ответственности отдела закупок.

Следующий момент – сколько должна составлять плата за наемный транспорт? Разумеется, стоимость транспортных расходов будет ложиться на наценку самого товара, но все же итоговая стоимость товара должна, в том числе, быть соразмерной стоимости аналогичного товара у конкурентов. Не секрет, что стоимость перевозки товара в процентном соотношении к самому товару может сильно колебаться из-за стоимости партии самого товара, иначе говоря, например, перевозка 80 кубических метров товара общей стоимостью 2 млн.руб. будет меньше чем перевозка тех же 80 к.м. товара общей стоимостью 1млн.руб. Поэтому точно вывести сумму платежа за транспортные расходы можно весьма приблизительно, это зависит от товара, который присутствует в вашем ассортименте. Для крупной оптово-розничной компании транспортные расходы могут составлять 1-2% от общей суммы поставленного товара, это вполне реально.

Итак, мы аргументировали необходимость ведения транспортной логистики именно отделом закупок, и пояснили каким образом это можно сделать и вести работу безопасно, при наличии вопросов, готовы на них ответить. Пишите нам.

В следующей статье рассмотрим проведение сверок актов взаиморасчетов.