Ведение сверок актов взаиморасчетов. Заполнение информационной базы данных по поставщикам.

Если вы читаете статьи данного блога, вы видите, что категорийный менеджер – универсальный сотрудник, в компетенции которого множество обязанностей за исключением прямых обязанностей кладовщика и менеджера по продажам, и это абсолютно правильно при ведении работы в пределах товарной подгруппы.

И сейчас мы подходим к очередной функциональной обязанности категорийного менеджера – проведение сверок актов взаиморасчетов.

Довольно часто от менеджера можно услышать «Почему я? Я же не бухгалтер!». Именно категорийный менеджер и никто кроме него! Аргумент – только менеджер, закрепленный за определенной товарной подгруппой, ведущий постоянные переговоры с поставщиками, осуществляющий ротации, переоценки, списание бракованного товара, знающий о недовозах либо излишках, имеет абсолютно полную информацию по взаиморасчетам с контрагентом. Особенно актуально в случае проведения списания бракованного товара за счет поставщика на одну сумму, фактически же на иную, или не проведенного в информационной базе недовоза, нюансов множество, и бухгалтер, на котором обычно это обязанность лежала, просто не может все знать. При этом, чтобы провести сверку актов взаиморасчётов совершенно не обязательно иметь специальное образование. Разумеется, в общем-то, любой человек может выполнять эту работу на основе внесенных в информационную базу данных, но это не рационально – затрачивается время на изучение условий сотрудничества, товара списанного или несписанного и пр., оптимально данную работу выполнять ответственному за товарную подгруппу менеджеру. Далее возникает вопрос, как часто необходимо проводить сверки актов по взаиморасчетам. Делать это рекомендуем раз в квартал. В зависимости от степени нагрузки категорийных менеджеров разумно в конце квартала выделить определенное время, 3-5 дней, на проведение сверок актов по взаиморасчетам. Это вполне реальный срок для проведения порядка 100-120 сверок. Наверняка появятся несколько различающихся на большие суммы актов, расхождения по которым тянутся много лет. В этом случае можно попросить помощи бухгалтера или по согласованию с руководством скорректировать сумму вместе с контрагентом. Менеджеры, вероятно, отметят, что такую работу в такие сроки провести невозможно. Возможно. При правильном подходе к работе, отсутствии отписок по электронной почте, любой вопрос можно решить просто один-два раза позвонив контрагенту. Реестр проведенных сверок актов взаиморасчетов должен вести по закрепленным поставщикам ответственный менеджер, сами же акты правильно хранить в помещении бухгалтерии, подшитыми в алфавитном порядке поквартально.

Для оптимизации работы любой компании или организации необходимо работать с информационной системой, базой данных. Самая популярная информационная система позволяет создавать и вести список поставщиков и покупателей. Список клиентов-покупателей крайне важен для ведения, ответственные менеджеры по продажам. Список поставщиков подлежит заполнению соответствующим категорийным менеджером. Следует это делать для того, чтобы возможность контролировать течение работы категорийного менеджера с данным контрагентом, во-первых. Во-вторых, данная информация должна быть сохранена и доступна каждому категорийному менеджеру с учетом того, что основной менеджер может находиться в отпуске, на больничном, уволен и т.д.  Итак, определим информацию необходимую для фиксации в карточке клиента, помимо стандартных строк.

  • Контакты, электронная почта, почтовый адрес.
  • Порядок оплаты.
  • Порядок списания бракованного товара.
  • Доставка.
  • Ротация.
  • Размер скидки от базового прайс-листа.
  • Наличие переходящего остатка.
  • Дата проведения сверки актов взаиморасчетов, результат.
  • Характер поставляемого товара, поставщики-«заменители».
  • Представленность у конкурентов.

Таким образом, при наличии данной информации и доступных отчетов по движению товара никому не составит труда быстро войти в курс дел и включится в работу. Руководителю же будет удобно контролировать действия категорийного менеджера.